长沙职业技术学院财会类档案管理实施细则
发布时间: 2012-11-27 浏览次数:

根据国家《档案法》、教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》及《高等学校院档案工作规范》等法律、法规、规章,结合我院财会档案工作实际,特制定本实施细则。 

一、财会档案工作的基本原则 

(一)学院财会档案,系指在经济活动中,通过会计核算形成的、经过整理归档保存起来的会计凭证、会计账簿、会计报表等专业材料。它是记录和反映学院经济业务的重要证据,是学院档案的重要组成部分。 

(二)财会档案必须实行集中统一管理,以确保其完整、准确、系统和安全、便于开发利用。 

(三)财会档案工作应纳入财会部门管理制度,纳入财会工作计划、规划,纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时,要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。 

(四)学院财会档案工作由财务处负责,财务处应有一名负责人分管此项工作,并配备兼职档案人员,负责做好财会档案的收集、整理、立卷、归档工作。 

二、财会档案归档范围的确定 

(一)确定的原则 

1. 财务工作的归档管理和会计活动中形成的文件材料,必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 

2.归档的财会文件材料,必须反映财务管理、会计活动的全过程,保证完整、准确、系统。 

3.归档的财会文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑财会档案的类型特点。 

(二)归档的主要内容和重点 

1.归档的主要内容是会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等方面。具体见《学院档案体系目录表》。 

2.归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

(三)不归档的文件材料 

1.上级有关财务的普发性(非专指高校)、不办的文件; 

2.未定稿的文件; 

3.重份文件及院内其他部门发来的文件; 

4.未生效的合同、协议、单据; 

5.无查考利用价值的一般性、临时性文件; 

6.与院外单位交换来的材料(可作资料保存)。 

三、财会档案的归档要求与立卷方法

(一)财会档案的形成积累 

1.学院财务处负责人,在制定财会计划时,要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务。 

2.财会处兼职档案员,要督促会计承办人员,做好平时材料的收集、积累、注意材料的完整、系统和准确。 

(二)整理组卷 

1.坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则,财务处兼职档案员负责将积累的文件组卷成册,在本部门保存二年,第三年六月份移交学院综合档案室集中管理。 

2.遵循会计核算材料的形成规律和特点,保持其有机联系,便于保管和利用的组卷原则,将归档的会计核算材料收集齐全、完整,根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。 

3.按照会计年度时间进行组卷,不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。 

4.财务处将各种记账凭证按时间顺序整理,组成一卷或多卷,每卷不超过 200页,厚度 2cm为宜。 

5.编写页号,每卷页号从 1开始,位置在书写文字的页上非装订线一侧的下角。 

6.对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证,应单独立卷,由财务处保管到结清债权债务时为止。 

7.备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。

8.本院独立核算部门形成的财会档案是本学院财会档案的组成部分,其独立核算部门为财会档案立卷单位,负责把本部门每年形成的财会档案收集齐全,并进行整理,立卷装订成册(卷)。在本部门保存二年,第三年六月份移交学院综合档案室集中管理。

(三)归档验收 

1.当年产生的会计材料,财会部门应于次年第一季度内整理组卷,请院综合档案室进行审查。 

2.财会处移交财会档案时间:当年财会档案,在会计年度终了后可暂由财会部门保管二年,期满后的次年六月底前由财务处的兼职档案员,将应归档的财会档案编制移交目录一式二份送领导审核签字后,连同案卷集中向学院综合档案室办理移交手续。 

3.财务处移交档案时,交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确,卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者,院综合档案室有权拒绝接收,并要求限期改正后归档。 

4.学院综合档案室接收保管的财会档案,原则上应保持原装,个别需要重新整理的应当会同财会部门经办人员共同整理,以分清责任。 

四、财会档案的管理 

(一)学院综合档案室负责对财会档案的接收、分类、整理、登记、编制检索工具和提供利用。 

(二)案卷入库时,应全面检查账、凭证是否相符,然后按档号排列。 

(三)学院综合档案室接收保管的财会档案,应保持原盒(卷)(册)的封装。如要修改财会档案材料数字,须经主管院长批准,方可修改。 

(四)学院综合档案室对于违反财会档案管理制度的,有权进行检查纠正,情节严重的,应报院主管领导或财务、审计机关严肃处理。 

(五)学院财会档案保管期限,分为定期、永久两种,定期的有5年、15年、25年三种。具体内容的保管期限见《长沙职业技术学院档案目录体系表》。

(六)财会档案保管、保密期限已满,须经院档案鉴定小组鉴定,作出处理决定。需要销毁的应编造销毁清册,报主管财务工作的学院领导审核,然后报经主管档案工作学院领导批准,方可销毁。对于其中尚未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷由财务处保管到结清债权债务时为止。基建工程在建设期间的财会档案,不得销毁。

(七)会计档案保管期限满需要销毁时,有档案部门提出意见,会同财务处共同进行审查和鉴定,并编制销毁清册,财务主管院长在销毁清册上签署意见后,财务处和档案保管部门共同监销。销毁后监销人在销毁清册上共同签名盖章,并将销毁清册由学院综合档案室长期保存。

五、财会档案的开发利用

(一)大力开发档案信息资料,为学院进行会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。 

(二)编制各种形式的参考资料,积极为利用者提供服务。 

(三)借阅财会档案,须经档案形成部门负责人同意,在财会人员陪同下方可当面借阅和复印。

借阅时,不得拆散原卷(册),不得涂改,不得毁损,应对财会档案的安全与保密负责。 

六、财会档案工作岗位责任制 

(一)财务部门相关负责人职责: 

1.组织编制本部门的财会档案工作计划、规划。 

2.制订管理制度,切实做到财会档案工作纳入议事日程,纳入财会管理工作之中,监督承办人员执行。 

3.为本部门的兼职人员开展工作提供必要条件。 

4.对经办人员提出要求,定期检查,做到各类会计核算材料的形成、积累、归档工作与财会工作进展同步。 

(二)财务处兼职档案员职责: 

1.在部门负责人领导下,协助各会计承办人员做好平时各类会计核算材料的收集、积累工作。 

2.将已收集、积累的材料,检查是否完整、系统、准确,然后按要求进行整理、组卷。

3.做好暂存在本部门的档案的分类、编目、登记、保管、利用等工作,配合学院综合档案室销废已到保存期并经批准销废的会计档案资料。

(三)财务处会计人员职责: 

1.按规定做好平时会计核算材料的收集、积累工作。 

2.整理本人承担办理的会计档案材料并组卷。 

3.主动配合相关材料的合并组卷(盒)事宜。 

(四)学院综合档案室职责: 

1.贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,并制订本院财会档案工作有关制度。 

2.督促、指导、检查全院财会部门做好财会档案工作。 

3.努力开发财会信息资源,积极提供利用。 

七、本细则由学院综合档案室、财务处负责解释,从公布之日起开始实施。

 

附:长沙职业技术学院档案目录体系表(财务处)

 

 长沙职业技术学院档案目录体系表(财务处)

 

 一级

类目

二级类目

三级类目

档案

编号

保管

期限

建档

部门

类目名称

类目注释

目录

总目录 ML

00

目录体系

学院档案总目录,各部门档案目录

ML00

JJ

JJ11

基建综合

04

财务预算

基建工作财务预、决算表

JJ1104

永久

财务处

JJ15

基建财务

器材管理

02

工程概算、预算、决算

JJ1502

永久

财务处

CK

CK11

会计综合

01

上级有关财务会计工作的文件材料

CK1101

永久

财务处

02

学院财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件,学院财经管理工作文件

CK1102

永久

财务处

03

财会档案保管清册

CK1103

永久

财务处

04

财会档案销毁清册

CK1104

永久

财务处

05

会计移交清册

CK1105

15

财务处

CK12

会计报表

01

决算报表(含基建综合决算)

CK1201

永久

财务处

02

预算会计报表(对外)

CK1202

15年

财务处

03

年度规划表、分配计划、测算表(学院内部预决算报表)

CK1203

25年

财务处

04

工资报表

CK1204

25年

财务处

05

季度以下各种计划、统计报表

CK1205

15年

财务处

CK13

会计账簿

01

涉及外事会计账薄

CK1301

永久

财务处

02

会计总账

CK1302

15年

财务处

03

预算内外账薄(含明细账、分户或登记账)

CK1303

15年

财务处

04

学院专项基金账薄

CK1304

15年

财务处

05

日记账

CK1305

15年

财务处

其中:现金、银行存款日记账

25年

财务处

06

固定资产明细账(固定资产报废清理后保管五年)

CK1306

5年

财务处

CK14

会计凭证

01

涉及外事的会计凭证

CK1401

15年

财务处

02

预算内外各种原始凭证、记账凭证

CK1402

15年

财务处

03

学院基金各种原始凭证、记账凭证

CK1403

15年

财务处

04

银行存款余额调节表

CK1404

5年

财务处

05

会计拨款证及其他会计凭证

CK1405

15年

财务处

06

银行对账单

CK1406

5年

财务处

07

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

CK1407

25年

财务处

CK15

工资清册

01

工资发放名册

CK1501

永久

财务处

02

工资转移、证明、通知存根

CK1502

25年

财务处

03

各种奖金、奖学金、贷学金、助学金名册等

CK1503

15年

财务处